A Carteira de Trabalho e Previdência Social — a CTPS — deixou de ser o caderninho azul que ficava guardado na gaveta do RH. Desde 2019, ela é digital. E desde então, o processo de “anotar na carteira” mudou completamente.
Para o Departamento Pessoal, entender como funciona a CTPS digital hoje é fundamental. O que precisa ser registrado, em qual prazo e com quais consequências em caso de atraso — tudo isso está bem definido na legislação. E houve uma atualização importante recente que vale conhecer.
O que é a CTPS digital e como ela funciona hoje
A CTPS Digital é emitida automaticamente para qualquer pessoa com CPF ativo. Não há pedido para fazer, não há documento a retirar em posto. O CPF é o identificador único do trabalhador para a contratação formal.
O trabalhador acessa sua carteira pelo aplicativo Carteira de Trabalho Digital ou pelo portal gov.br. Lá ele consulta vínculos, histórico salarial, datas de admissão e desligamento, entre outras informações — tudo alimentado pelo que as empresas enviam ao eSocial.
A Portaria Consolidada MTE nº 1/2025, em vigor desde 2 de janeiro de 2026, consolidou as regras sobre CTPS Digital e eSocial. Entre os pontos confirmados: o registro de empregados e todas as anotações na CTPS passam a ser feitos exclusivamente via eSocial. A carteira física deixou de ser exigida em qualquer situação para empresas que usam o eSocial.
Como o empregador “assina a carteira” hoje
Na prática, não existe mais assinatura física. O que o empregador faz é transmitir os dados ao eSocial. Essa transmissão atualiza a CTPS Digital do trabalhador automaticamente — o registro geralmente aparece em até 48 horas após o envio.
O processo começa antes mesmo do primeiro dia de trabalho.
Basta o CPF e a data de nascimento. Isso já substitui a apresentação da CTPS física.
O evento S-2200 (Cadastramento do Vínculo) precisa ser transmitido até o dia imediatamente anterior ao início das atividades do trabalhador.
As informações ficam disponíveis para o trabalhador no aplicativo ou no portal gov.br.
O envio do S-2200 deve acontecer até o dia anterior ao início das atividades — não em até 5 dias úteis após a admissão, como era interpretado em regras anteriores. Se não houver todos os dados disponíveis a tempo, é possível usar o S-2190 (Admissão Preliminar), que tem campos simplificados, e depois complementar com o S-2200 até o dia 15 do mês seguinte ao início das atividades.
O que precisa ser anotado na CTPS
A CLT (artigos 29 a 56) define quais informações devem constar no registro do empregado. Com a CTPS Digital, essas anotações chegam ao sistema via eSocial. Os principais eventos que o DP precisa transmitir ao longo do contrato:
| Evento | Prazo | Evento eSocial |
|---|---|---|
| Admissão | Até o dia anterior ao início | S-2200 (ou S-2190 preliminar) |
| Alteração salarial | Até o dia 15 do mês seguinte | S-2206 |
| Alteração de cargo/função | Até o dia 15 do mês seguinte | S-2206 |
| Afastamento (doença, acidente, maternidade) | Até o dia 15 do mês seguinte ao início | S-2230 |
| Desligamento | Até o 10º dia após o desligamento | S-2299 |
| Férias (início do gozo) | Até o dia anterior ao início | S-2230 |
O que mais precisa ser registrado
Além dos eventos principais, a CTPS deve refletir: tipo de contrato (prazo determinado ou indeterminado), condição de pessoa com deficiência quando for o caso, local de trabalho e horário contratual. Esses dados complementares têm prazo de envio até o dia 15 do mês seguinte ao início das atividades.
O prazo de 5 dias úteis ainda existe?
Sim. O artigo 29 da CLT mantém a obrigação de realizar as anotações no prazo de 5 dias úteis. Esse prazo se aplica especialmente a alterações contratuais que ocorrem durante o contrato. Para a admissão propriamente dita, a Portaria Consolidada MTE nº 1/2025 determina o envio antes do início das atividades.
Na prática, o DP deve ter o processo de admissão bem estruturado para garantir que o envio ao eSocial aconteça antes do primeiro dia de trabalho. Isso requer coletar os dados do colaborador com antecedência — o que, em muitas empresas, ainda é feito de forma informal e de última hora.
Penalidades pelo descumprimento
Deixar de registrar o colaborador ou atrasar o envio ao eSocial gera autuação do Ministério do Trabalho. A multa por empregado não registrado varia de R$ 402,53 a R$ 4.025,33, conforme a Portaria MTP nº 672/2021. Em caso de reincidência, os valores podem ser dobrados.
Além da multa administrativa, o empregado sem registro tem todos os direitos trabalhistas preservados — e o passivo pelo período não registrado recai sobre a empresa.
A CTPS física ainda tem alguma utilidade
Para contratos anteriores a setembro de 2019, a CTPS física ainda pode ser relevante como documento complementar. Anotações manuscritas, carimbos e registros do período pré-digital podem ser solicitados em processos previdenciários ou trabalhistas. O recomendável é que o trabalhador guarde o documento, mesmo sem usá-lo no dia a dia.
Para novas contratações, a CTPS física não é mais exigida em nenhuma situação em empresas que utilizam o eSocial.
Como a Kiip apoia o processo de admissão e registro
O módulo de admissão digital da Kiip coleta os dados do colaborador de forma estruturada antes mesmo do primeiro dia — o que garante que o envio ao eSocial aconteça dentro do prazo, sem correria de última hora.
- Link admissional: o novo colaborador preenche suas informações diretamente, eliminando o risco de dados incompletos chegando tarde para o envio ao eSocial.
- Diretório automático: as informações alimentam o perfil do colaborador automaticamente, com vínculo empregatício já definido desde o cadastro.
- Dados organizados e rastreáveis: sem depender de e-mail ou planilha para coletar o que precisa antes do prazo de envio.
Com o processo estruturado, o DP foca no envio — o eSocial faz o resto.
Resumindo
Com a CTPS Digital e o eSocial, o processo de “assinar a carteira” ficou mais ágil e rastreável. O que exige atenção do DP é o prazo: o envio precisa acontecer antes do primeiro dia de trabalho, e as alterações contratuais precisam ser transmitidas dentro do mês.
Ter um processo de admissão bem estruturado — com a coleta de dados antecipada — é o que garante que esse prazo seja cumprido sem correria. O eSocial faz o resto.
