Política de privacidade

A KIIP tem compromisso com a transparência perante os seus clientes, usuários, bem como demais indivíduos que compartilhem seus dados pessoais com a KIIP, com objetivo de utilizar o nosso site ou a nossa plataforma, ou ainda receber serviços da KIIP. Por isso, apresentamos nossa Política de Privacidade e Proteção de Dados (“Política”), que tem por objetivo esclarecer como o uso dessas informações é realizado.

Esta Política descreve como a KIIP coleta, utiliza, armazena e compartilha seus dados pessoais. Recomendamos sua leitura atenta para que você compreenda nossas práticas. Para o tratamento de dados pessoais sensíveis, como biometria facial, a base legal aplicável será identificada pelo Cliente na qualidade de controlador, nos termos do art. 11 da Lei nº 13.709/2018 (LGPD).

No momento da criação da conta na Plataforma, o Usuário Proprietário, em nome do Cliente, é solicitado a ler e aceitar expressamente os Termos de Serviço e esta Política de Privacidade, sendo esse aceite condição para a contratação da Plataforma e dos Serviços Digitais. Adicionalmente, cada Usuário, ao acessar a Plataforma pela primeira vez, deverá também ler e aceitar expressamente os Termos de Serviço e esta Política de Privacidade em seu próprio nome, como condição para a utilização individual da Plataforma.

1. Dados de contato da KIIP e nosso DPO

A KIIP é uma Plataforma Web (“Plataforma”) que oferece aos seus Clientes soluções gestão de pessoas, entre elas gestão de departamento pessoal, gestão de talentos entre outras atividades relacionadas, desenvolvida, licenciada e de propriedade exclusiva da empresa KIIP TECNOLOGIA E SOLUÇÕES EMPRESARIAIS LTDA., sociedade limitada, inscrita no CNPJ sob o nº 60.669.452/0001-92, com sede social na Cidade de Florianópolis, Estado de Santa Catarina, na Avenida Prefeito Osmar Cunha, nº 416, sala 1108, Bairro Centro, CEP 88015-100 (KIIP), uma empresa brasileira de soluções em tecnologia.

A contratação da Plataforma e dos Serviços Digitais, de modo geral, é regida pelos Termos de Serviços KIIP e por esta Política de Privacidade, de forma que, ao criar uma nova conta de Cliente, o Usuário Proprietário aceita esses termos integralmente. 

Caso o usuário necessite de qualquer informação, esclarecimento ou atendimento com relação a esta Política de Privacidade e Proteção de Dados, a KIIP disponibiliza os seguintes meios de comunicação:

Contato da KIIP

E-mail: suporte@kiip.team

Encarregado (DPO): O Encarregado ou Data Protection Officer (DPO) é a pessoa indicada pela KIIP, responsável por atender as demandas dos titulares de dados pessoais (clientes, usuários etc.). Caso você tenha dúvidas sobre como a KIIP utiliza as suas informações pessoais, por gentileza, entre em contato com a pessoa indicada abaixo.

Nome: Gustavo Brun Goldschmidt

E-mail: lgpd@kiip.team

2. Como coletamos e tratamos informações (inclusive dados pessoais)

A KIIP, na qualidade de proprietária da Plataforma KIIP, poderá coletar e tratar informações relacionadas a você das seguintes formas, para as finalidades descritas a seguir:

2.1. Informações fornecidas pelos usuários: Coletamos informações de identificação pessoal quando você:

1. a) cria um cadastro para utilização da plataforma no modelo de teste gratuito ou/e contrata a nossa plataforma. Neste caso poderão ser coletados os seguintes dados: seu nome, e-mail e endereço de cobrança, telefone de contato, CPF, RG, data de nascimento, gênero, preferências de produtos, nome da empresa em que trabalha, website da empresa, seu cargo, departamento e número de funcionários da empresa, entre outros que podem ser solicitados para personalizar a sua experiência com o nosso atendimento e para fins de cálculo de precificação.
2. b) cria um cadastro para receber um conteúdo nosso ou participar de um evento/webinar. Neste caso poderão ser coletados os seguintes dados: seu nome, e-mail, telefone de contato, preferências de produtos, nome da empresa em que trabalha, website da empresa, seu cargo, departamento e número de funcionários da empresa, entre outros que podem ser solicitados para personalizar a sua experiência com o nosso atendimento.
3. c) eventualmente, algumas informações podem ser obtidas e/ou confirmadas por meio de contato direto da KIIP com você via e-mail ou telefone, com a finalidade de: confirmar interesse de contratação da plataforma; auxiliar o usuário com eventual dúvida; auxiliar o usuário durante o teste da plataforma; bem como de apresentar a plataforma, no caso do agendamento de demonstrações.

Estas informações podem ser compartilhadas com: 

2.2. Informações de navegação no site e na plataforma (cookies): Quando você visita nosso site ou plataforma, são coletadas informações como endereço IP, localização geográfica, fonte de referência, tipo de navegador, resolução do navegador, duração da visita, páginas visitadas entre outras informações relacionadas ao sistema. A KIIP utiliza essas informações para melhorar sua experiência com nossas soluções e personalizar seu conteúdo, para fins de melhoria de performance, bem como para análise de dados e Marketing nos termos acima referidos.

Esclarecemos que quando se tratar de dados pessoais, o usuário poderá concordar com a coleta das suas informações logo ao acessar o nosso site ou plataforma, mediante o click no nosso banner de cookies (ressalvadas as hipóteses de informações necessárias ao funcionamento do site ou da plataforma).

Estas informações podem ser compartilhadas com: 

Importante destacar que, na intenção de resguardar os direitos dos titulares de dados pessoais, a KIIP faz a coleta e compartilhamento de cookies de forma anonimizada, sem que seja possível a associação dos dados com um indivíduo determinado, ainda que indiretamente, exceto nos casos das ferramentas de Inbound Marketing, como RD Station.

2.3. Informações de funcionários e colaboradores de clientes: A KIIP também trata informações e dados pessoais de funcionários e colaboradores dos seus Clientes em sua plataforma, bem como de seus dependentes e familiares, os quais são fornecidos pelo Cliente e são tratados apenas de acordo com os Termos de Serviço e Uso, aprovados pelo Cliente ao se cadastrar na Plataforma, incluindo eventuais instruções lícitas dos Clientes sobre como o tratamento deverá ser realizado, e a legislação aplicável. 

O Cliente é o único responsável pela identificação e manutenção da base legal válida para o tratamento dos dados pessoais inseridos na Plataforma, observadas as hipóteses previstas nos arts. 7º e 11 da LGPD conforme aplicável. A KIIP disponibiliza a Plataforma como meio tecnológico para viabilizar esse tratamento, sendo o Cliente o responsável pelo uso que faz das funcionalidades disponíveis e pelos dados que opta por inserir e manter na Plataforma.

As informações a serem coletadas dos funcionários e seus familiares são definidas pelos próprios Clientes, podendo ser, mas não se limitando a: nome, e-mail profissional, e-mail pessoal, telefone, CPF, RG, CNPJ, PIS/PASEP, Carteira de Trabalho, CNH, endereço completo, data de nascimento, nacionalidade, orientação sexual, preferências alimentares, hobbies, habilidades profissionais, data de contratação, histórico de cargos, histórico de salários, nome do pai, nome da mãe, nome e dados dos dependentes, currículo, contas bancárias, entre outros que podem ser solicitados pelo Cliente. No caso da contratação do Kiip Ponto, também serão coletadas geolocalização e foto ou biometria facial. 

Estas informações serão armazenadas em nosso banco de dados (MongoDB) e servidores (Google Cloud Computing) e compartilhadas com os provedores destes serviços, respectivamente, MongoDB Inc e Google.

No caso de contratação do Kiip Ponto, os dados nele inseridos serão compartilhados com a desenvolvedora do sistema de ponto eletrônico, a PontoGo, para fins de armazenamento em banco de dados. 

Tratamento de Dados Pessoais Sensíveis: A KIIP reconhece que determinados dados coletados na Plataforma são classificados como dados pessoais sensíveis nos termos do art. 5º, II, da Lei nº 13.709/2018 (LGPD), incluindo, mas não se limitando a, biometria facial (Kiip Ponto), orientação sexual e dados relativos à saúde eventualmente inseridos pelo Cliente. O tratamento desses dados ocorre exclusivamente: (i) com base no consentimento específico e destacado do titular, obtido pelo Cliente na qualidade de controlador; ou (ii) com fundamento nas demais hipóteses legais previstas no art. 11 da LGPD, como cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador. A KIIP, na qualidade de operadora, adota medidas técnicas e administrativas reforçadas para a proteção desses dados, incluindo criptografia e controle de acesso restrito.

É de exclusiva responsabilidade do Cliente identificar, registrar e manter atualizada a base legal válida para o tratamento de dados pessoais sensíveis inseridos na Plataforma, incluindo, mas não se limitando a, biometria facial, orientação sexual e dados relativos à saúde, observadas as hipóteses previstas no art. 11 da LGPD, incluindo, quando aplicável, consentimento específico e destacado do titular, cumprimento de obrigação legal ou regulatória, ou exercício regular de direitos. A KIIP disponibiliza a Plataforma como meio tecnológico para esse tratamento e não será responsável por qualquer tratamento de dados sensíveis realizado sem base legal válida ou em desconformidade com a LGPD, ficando o Cliente obrigado a indenizar a KIIP por eventuais perdas e danos decorrentes do descumprimento dessa obrigação.

2.4. Outras fontes: Eventualmente podemos receber informações de outras fontes, como Marketplaces, integração com sistemas ERP (sistema de gestão empresarial – Enterprise Resource Planning), cadastros de parceiros, para somá-los à nossa base de dados, que sempre será utilizada de acordo com esta Política e, em hipótese alguma, será vendida, ou fornecida para terceiros, nos termos do capítulo 6 desta Política.

Todas as informações coletadas pela KIIP, com exceção das informações de funcionários e colaboradores de Clientes inseridas em sua plataforma, poderão ser utilizadas também para a finalidade de publicidade e propaganda das atividades da KIIP, tais como, o envio de e-mail marketing, SMS, WhatsApp e/ou campanhas de mídia com informações sobre serviços, conteúdos, dicas, eventos, webinars, propagandas, sendo que você poderá, a qualquer momento, solicitar a sua exclusão da bases de dados da KIIP, mediante simples comunicação para o e-mail: lgpd@kiip.team.

Para fins de clareza, a KIIP será a Controladora com relação a dados de seus empregados e demais situações descritas acima, exceto pelo descrito no item 2.3, de forma que ao tratar dados de funcionários e colaboradores de seus Clientes, o Cliente será o Controlador dos dados e a KIIP será a Operadora dos dados.

2.5. Bases legais para o tratamento de dados pessoais: A KIIP realiza o tratamento de dados pessoais com fundamento nas hipóteses legais previstas na LGPD, conforme a finalidade de cada tratamento: (i) execução de contrato e procedimentos preliminares, para viabilizar o cadastro, a contratação e o uso da Plataforma e dos Serviços Digitais; (ii) cumprimento de obrigação legal ou regulatória, especialmente em relação ao Kiip Ponto e à legislação trabalhista, previdenciária e fiscal; (iii) legítimo interesse, para fins de segurança da Plataforma, prevenção a fraudes, melhoria de produtos e análises agregadas e anonimizadas; (iv) consentimento, quando exigido pela legislação aplicável, para finalidades de marketing direto, comunicações comerciais e tratamento de dados pessoais sensíveis; e (v) exercício regular de direitos em processos judiciais, administrativos ou arbitrais, quando aplicável.

2.6. Uso de dados anonimizados: A KIIP poderá coletar, processar e utilizar dados estatísticos, agrupados e devidamente anonimizados, derivados do uso da Plataforma e dos Serviços Digitais, de modo que nenhum Cliente, Usuário ou Pessoa Colaboradora possa ser individualmente identificado. Esses dados poderão ser utilizados para fins de melhoria da Plataforma, desenvolvimento de novos produtos e funcionalidades, elaboração de relatórios de mercado, benchmarks setoriais e outras finalidades de negócio da KIIP, incluindo divulgação pública e comercialização. Por se tratarem de dados anonimizados, não são considerados dados pessoais para os fins do art. 12 da LGPD.

3. Como protegemos suas informações (armazenamento e medidas de segurança)

O armazenamento e as comunicações entre qualquer pessoa e a KIIP são feitas em servidores com a tecnologia SSL (Secure Socket Layer), garantindo que todas as informações e dados pessoais dos titulares não sejam divulgados para terceiros não referidos nesta Política. Essa tecnologia cria um canal criptografado entre um servidor web e um navegador (browser) para garantir que todos os dados transmitidos sejam sigilosos e seguros.

A plataforma KIIP é um serviço fornecido em nuvem e está armazenada nos servidores web da GCP (Google Cloud Platform), que são localizados no Estados Unidos e possuem dispositivos contra invasão, tais como IPS (Intrusion Prevention System) e Firewalls de Rede.

Transferência internacional de dados: Em razão do armazenamento dos dados em servidores localizados nos Estados Unidos e do uso de fornecedores internacionais, a KIIP realiza transferências internacionais de dados pessoais. Tais transferências observam as salvaguardas previstas no art. 33 da LGPD, em especial por meio da adoção de cláusulas contratuais específicas com os fornecedores e pela utilização de provedores que atendem a padrões internacionais de segurança da informação, como ISO/IEC 27001 e SOC 2. Ao utilizar a Plataforma, o Cliente e o Usuário reconhecem e concordam com a referida transferência internacional de dados.

Todos os dados pessoais tratados pela KIIP são armazenados em um banco de dados reservado e com acesso restrito às pessoas habilitadas, que são obrigadas, por contrato, a manter a confidencialidade e não os utilizar inadequadamente ou para finalidades diversas daquelas para os quais foram coletados.

Além disso, a KIIP tem o compromisso de implementar, manter e atualizar medidas de segurança técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão, além de garantir que o ambiente (seja ele físico ou virtual) utilizado para o tratamento de dados pessoais seja estruturado de forma a atender aos padrões de boas práticas de governança e aos princípios gerais previstos na legislação aplicável.

Nesse sentido, a KIIP possui ainda uma Política de Segurança da Informação, que pode ser solicitada para melhor análise.

A  KIIP poderá manter em sua base de dados todas as informações relativas aos registros de tratamento de dados pessoais, bem como as informações referentes aos acessos do usuário ao site e/ou à plataforma, incluindo, mas não se limitando ao endereço IP, às páginas acessadas, aos horários e datas de acesso, e o dispositivo de acesso utilizado, nos termos da legislação vigente.

Tais registros poderão ser utilizados para prestar assistência aos clientes da KIIP no cumprimento de suas obrigações legais (atendimento dos direitos dos titulares dos dados pessoais ou solicitações de autoridades governamentais, por exemplo), bem como em investigações internas ou públicas para averiguação de práticas que possam gerar quaisquer prejuízos à KIIP, inclusive a prática de crimes em ambientes virtuais.

4. Direitos dos titulares de dados pessoais

Você, enquanto o titular de dados pessoais, poderá exercer perante a KIIP, mediante solicitação, quando a KIIP for controladora dos referidos dados, todos os direitos descritos na legislação aplicável, dentre eles:

4.1. Informação: Direito do titular de receber informações claras e de fácil compreensão sobre como a KIIP usa os seus dados pessoais.

4.2. Acesso: Direito do titular de obter acesso aos seus dados pessoais processados pela KIIP.

4.3. Correção: Direito do titular de ter seus dados pessoais corrigidos se eles forem considerados imprecisos, desatualizados ou incompletos.

4.4. Anonimização, Eliminação ou Bloqueio: Direitos do titular de solicitar a anonimização, exclusão ou bloqueio do uso de dados pessoais processados pela KIIP de forma excessiva, desnecessária ou em desconformidade com a legislação de proteção de dados.

4.5. Revogação de Consentimento: Direito do titular de solicitar a exclusão de dados pessoais quando o processamento dos dados for realizado pela KIIP com base no consentimento do titular (revogação do consentimento).

4.6. Portabilidade: Direito do titular de solicitar que seus dados pessoais sejam exportados e enviados para você ou um terceiro designado por você.

4.7. Oposição: Direito do titular de se opor ao processamento dos seus dados feito pela KIIP em desconformidade com a legislação aplicável, quando não feito com base no próprio consentimento dado pelo titular.

A KIIP sempre promoverá seus melhores esforços para atender às solicitações dos titulares de dados pessoais no menor prazo possível. Contudo, caso a solicitação demande um prazo específico ou não possa ser atendida, a KIIP informará o prazo estimado para o seu atendimento ou as razões técnicas e/ou legais para o seu não atendimento, conforme o caso, porém sempre cumprindo a legislação aplicável.

No caso de informações de funcionários e colaboradores de clientes disponibilizadas na plataforma da KIIP, os próprios Clientes que deverão fazer a gestão das informações, na qualidade de controladores dos referidos dados pessoais. As demais solicitações deverão ser encaminhadas diretamente ao e-mail: lgpd@kiip.team.

5. Compartilhamento das informações e dados com terceiros

A segurança e o sigilo das informações de nossos clientes e usuários são muito importantes para o nosso negócio, de modo que as informações e dados pessoais coletados no site ou na plataforma apenas serão disponibilizados ao próprio cliente e a outras pessoas quando a KIIP for orientada nesse sentido pelo cliente ou usuário, salvo se de outra forma previsto nesta Política.

Além do compartilhamento informado no item 2 acima, abaixo citamos outros casos nos quais o compartilhamento de informações pela KIIP poderá se fazer necessário, bem como suas especificidades.

5.1. Fornecedores facultativos: Empresas fornecedoras que trabalham com a KIIP e com as quais são compartilhadas algumas informações e dados pessoais para viabilizar as integrações da plataforma e do software (se for o caso), ou ações de marketing.

5.2. Reestruturações corporativas e societárias: No contínuo desenvolvimento do nosso negócio, podem ocorrer processos de aquisição e fusão de empresas, venda de participação societária, constituição de subsidiárias, dentre outros negócios. Nessa transferência de negócios, informações dos respectivos clientes e usuários também poderão ser transferidas, mas ainda assim, os termos desta Política sempre serão aplicáveis.

5.3. Requisições judiciais: Deveremos compartilhar dados pessoais em caso de solicitação judicial.

6. Retenção/Eliminação das informações

Como regra geral, as informações coletadas pela KIIP, tanto na qualidade de controladora de dados como na de operadora de dados, são retidas enquanto forem necessárias e adequadas para o atingimento das finalidades para as quais foram coletadas, observados os termos e condições das leis aplicáveis, podendo ser excluídas ao término do seu tratamento ou quando o cliente ou usuário assim solicitarem. A KIIP informará aos eventuais parceiros e/ou fornecedores que tenha subcontratado diretamente para a execução do contrato com o cliente sobre a obrigação de eliminação ou devolução dos eventuais dados pessoais compartilhados com eles, quando este for o caso.

Durante a vigência do contrato, o Cliente poderá excluir diretamente da Plataforma, ou solicitar à KIIP a exclusão de, dados de funcionários, colaboradores ou registros específicos, a qualquer momento, observadas as obrigações legais de retenção aplicáveis ao próprio Cliente na qualidade de controlador. As solicitações de exclusão devem ser realizadas diretamente na Plataforma, quando disponível, ou por meio do e-mail lgpd@kiip.team.

No caso de informações de funcionários e colaboradores de Clientes disponibilizadas na plataforma da KIIP, ou seja, quando a KIIP for operadora de dados pessoais, após o término do contrato do cliente com a KIIP, por qualquer motivo, o Cliente terá o prazo de 60 (sessenta) dias para realizar a exportação dos seus dados da Plataforma, utilizando as ferramentas de exportação disponibilizadas para os Usuários Administradores. Caso o Cliente necessite de auxílio para realizar a exportação dos dados, poderá solicitar o apoio da equipe de suporte da KIIP. Findo esse prazo, todos os dados do Cliente serão excluídos de forma definitiva e irreversível, sem possibilidade de recuperação.

Fica, no entanto, reservado à KIIP o direito de manter uma cópia dos dados pessoais, na medida exigida pela legislação aplicável ou conforme necessário para propósitos de resolução de litígios, tanto nos casos em que a KIIP seja controladora ou operadora de dados pessoais. Nestes casos, no entanto, a KIIP não processará mais os dados do cliente e/ou de qualquer outro titular de dados, exceto na medida do necessário para as finalidades acima mencionadas, ocasiões nas quais a KIIP se compromete a manter o caráter confidencial desses dados enquanto mantiver uma cópia de tais dados do cliente.

O Cliente, na qualidade de controlador dos dados de seus funcionários e colaboradores, é o único responsável pelo cumprimento das obrigações legais de guarda e retenção de documentos e dados trabalhistas, atualmente estabelecidas em até 5 (cinco) anos pela legislação vigente. Cabe exclusivamente ao Cliente garantir a exportação, o arquivamento e a conservação desses dados pelo prazo legalmente exigido, antes do término do prazo de 60 (sessenta) dias previsto nesta Política e nos Termos de Serviço. O encerramento da conta na KIIP não desobriga o Cliente de cumprir essas exigências legais.

A KIIP ressalta, no entanto, que eventuais dados pessoais que forem cedidos diretamente pelos clientes a parceiros, via uso da API, conforme definido nesta Política de Privacidade, não serão excluídos pela KIIP ao término do contrato, tendo em vista que não houve qualquer participação ou ingerência da KIIP para a cessão desses dados pessoais. Dessa forma, caso o cliente tenha interesse de interromper o acesso dos dados pessoais a parceiros via API, o próprio cliente deverá entrar em contato com referida empresa e requerer a sua exclusão, visto que o relacionamento com tal parceiro não está de maneira alguma relacionado ao término do contrato com a KIIP.

7. Aplicação da presente política

A presente Política aplica-se a todos os sites e serviços oferecidos pela KIIP, inclusive sua plataforma de gestão de pessoas e o Kiip Ponto.

Links de terceiros eventualmente incluídos no site, referentes a um produto/serviço oferecido por terceiros, ou que se integre aos serviços da KIIP, têm políticas de privacidade independentes, de modo que é de integral responsabilidade do cliente e do usuário definir como tais políticas afetam tanto suas próprias informações quanto de outras pessoas quando disponibilizadas por você.

Alterações desta Política serão publicadas nesta página. Desta forma, recomendamos visitar periodicamente esta página para que você tenha conhecimento sobre as modificações. No entanto, caso o seu e-mail esteja cadastrado na nossa base de dados, você será informado por e-mail sobre a realização das alterações a esta Política.