A Carteira de Trabalho e Previdência Social — a CTPS — é um dos documentos mais importantes da vida profissional de um trabalhador. Para o empregador, ela representa uma série de obrigações legais que precisam ser cumpridas dentro de prazos específicos. Errar aqui pode resultar em multa, reclamação trabalhista ou, no mínimo, dor de cabeça desnecessária.
Nos últimos anos, a forma como essas obrigações são cumpridas mudou bastante. A Carteira de Trabalho Digital substituiu o documento físico para a maioria dos trabalhadores, e o eSocial tornou-se o canal oficial para o empregador registrar admissões e anotações. Em janeiro de 2026, a Portaria Consolidada MTE nº 1/2025 formalizou e atualizou as regras sobre CTPS, eSocial e sistemas do Ministério do Trabalho. Neste artigo você vai entender o que o DP precisa saber sobre tudo isso.
O que é a CTPS e para que ela serve
A CTPS é o documento que comprova o histórico de vínculos empregatícios de um trabalhador: onde trabalhou, por quanto tempo, com qual salário, em qual cargo. Ela também registra férias, afastamentos, alterações de salário e a saída da empresa. É a partir das anotações na CTPS que o trabalhador comprova tempo de contribuição para a aposentadoria, acessa o seguro-desemprego e exerce outros direitos.
Para o empregador, a CTPS é uma obrigação legal definida nos artigos 29 a 56 da CLT. Deixar de fazer as anotações obrigatórias, fazê-las fora do prazo ou com dados incorretos é infração passível de multa administrativa.
CTPS física vs. CTPS Digital: onde estamos hoje
A Portaria Consolidada MTE nº 1/2025, em vigor desde 2 de janeiro de 2026, consolidou as regras sobre CTPS e sistemas do MTE. A norma determina que o CPF é o identificador único da Carteira de Trabalho Digital — o trabalhador apresenta apenas o CPF e a data de nascimento ao empregador, sem necessidade de emitir recibo físico. A habilitação da CTPS Digital é feita pelo trabalhador via app ou portal gov.br.
Isso significa, na prática, que a CTPS física ainda existe para quem já a tem, mas o processo de registro e anotação para contratos novos acontece integralmente no ambiente digital, via eSocial. A portaria confirma que o empregador realiza todas as anotações obrigatórias exclusivamente pelo eSocial.
O que o empregador precisa anotar
| Momento | Anotação obrigatória | Base |
|---|---|---|
| Admissão | Data de admissão, cargo, salário e tipo de contrato | CLT Art. 29 |
| Período de experiência | Indicação do prazo e condição | CLT Art. 29 |
| Férias | Data de início e retorno das férias | CLT Art. 135 |
| Alteração contratual | Mudança de cargo, salário ou função | CLT Art. 29 |
| Desligamento | Data de saída e tipo de rescisão | CLT Art. 29 |
| Afastamentos | Auxílio-doença, acidente, licença-maternidade | CLT + Lei 8.213/91 |
O eSocial como canal obrigatório de registro
Desde a implantação do eSocial, o registro de empregados e as anotações na CTPS são realizados exclusivamente por esse sistema. Não há mais a obrigação de carimbar e assinar a carteira física — o que vale é o envio correto dos eventos no eSocial.
Os dois principais eventos de admissão são:
S-2200 — Cadastramento Inicial do Vínculo: usado para registrar um novo empregado com contrato já vigente. Deve ser enviado antes do início da prestação de serviços — em muitos casos, no dia anterior à admissão.
S-2190 — Admissão de Trabalhador — Registro Prévio: permite registrar a admissão com informações mínimas antes do início do trabalho, completando o cadastro posteriormente com o S-2200. Usado quando a documentação completa ainda não está disponível.
A partir de 2026, o eSocial também passou a usar o CPF como identificador único para todas as obrigações trabalhistas e previdenciárias, eliminando o uso de NIS, PIS ou PASEP como documentos de identificação do trabalhador na plataforma.
Prazos e penalidades que o DP precisa conhecer
O prazo para registro da admissão no eSocial é anterior ao início das atividades — o trabalhador não pode começar a trabalhar sem que a admissão já tenha sido enviada. Isso é especialmente importante em contratações de última hora, quando a pressão do gestor pode levar o DP a liberar o acesso antes de formalizar o registro.
Permitir que um colaborador inicie suas atividades sem o devido registro no eSocial configura infração ao Art. 41 da CLT, sujeita a multa de um salário mínimo regional por empregado não registrado, dobrada em caso de reincidência. Além disso, expõe a empresa ao risco de ação trabalhista por vínculo informal.
Para anotações durante o contrato — como alterações de salário, cargo ou afastamentos — o prazo varia por evento. É importante que o DP tenha um processo claro para registrar essas ocorrências no eSocial dentro do prazo de cada competência.
O que fazer quando o colaborador ainda tem a CTPS física
Trabalhadores que foram admitidos com a carteira física antes da digitalização podem ainda apresentá-la. Nesse caso, o empregador tem dois caminhos:
Com a Portaria MTE nº 1/2025, a simples informação do CPF e data de nascimento equivale à apresentação da CTPS Digital. O empregador não é obrigado a guardar nem carimbar a carteira física.
Toda a formalização acontece no sistema. As anotações que antes eram feitas na carteira física agora ficam registradas no ambiente digital do eSocial, acessíveis ao trabalhador pelo app da Carteira de Trabalho Digital.
Para trabalhadores que ainda não acessaram a CTPS Digital, o DP pode orientá-los a baixar o aplicativo “Carteira de Trabalho Digital” ou acessar pelo portal gov.br. O histórico de vínculos aparece automaticamente após o registro pelo empregador.
Admissão registrada do jeito certo, desde o primeiro dia
O processo de admissão é um dos momentos em que mais erros acontecem no DP — seja por pressa, por documentação incompleta ou por falta de um fluxo claro. O resultado é trabalho sem registro, dados errados no eSocial ou contratos gerados com informações faltantes.
Na Kiip, o fluxo de admissão foi desenhado para que o DP consiga formalizar corretamente sem depender de e-mails, planilhas ou impressões.
- Cadastro com link admissional: o colaborador preenche seus próprios dados diretamente na plataforma, via link enviado por WhatsApp ou e-mail — reduzindo erros de digitação e retrabalho do analista.
- Geração automática de contrato: no momento da admissão, o sistema já gera o contrato de trabalho com as variáveis preenchidas a partir dos dados cadastrados. O documento é enviado para assinatura eletrônica pelo Kiip Sign, sem necessidade de impressão.
- Dados organizados por vínculo: cada colaborador é cadastrado com o vínculo correto (CLT, PJ, Estágio etc.), e o sistema exibe apenas os campos que se aplicam àquela modalidade — incluindo os dados que precisam ir para o eSocial.
- Histórico rastreável: toda alteração contratual — cargo, salário, data — fica registrada com data no perfil do colaborador, facilitando consultas e a preparação para auditorias.
O processo de onboarding da Kiip inclui a configuração completa dos vínculos, campos e modelos de documentos da empresa — para que o DP já comece usando a plataforma do jeito certo, sem improvisar.
Resumindo
As obrigações do empregador em relação à CTPS não mudaram em essência — o que mudou é o canal. Toda a formalização acontece via eSocial, com o CPF como identificador único do trabalhador desde 2026. O DP precisa garantir que a admissão seja registrada antes do início das atividades, que alterações contratuais sejam comunicadas dentro do prazo e que o processo esteja documentado em caso de fiscalização.
No próximo artigo desta série, o tema é jornada de trabalho: limites legais, horas extras, banco de horas e as jornadas especiais como 12×36.
