A organização dos dados dos colaboradores é um desafio constante para empresas de todos os portes. Com o grande volume de informações no dia a dia das empresas e a falta de organização disso, muitas vezes, dispersas em planilhas, e-mails ou sistemas pouco integrados, fica cada vez mais difícil garantir que os gestores e o departamento pessoal tenham acesso rápido e fácil a dados importantes do time. Isso pode levar a problemas como informações desatualizadas, dificuldade na tomada de decisões e, até mesmo, impacto no clima organizacional e na execução de projetos.
Então, como você pode melhorar a gestão de pessoas na sua empresa começando pela organização dos dados? Vamos explorar algumas dicas práticas.
1. Centralize as Informações em um Único Lugar
Manter os dados dos colaboradores dispersos pode ser um pesadelo para a equipe de RH e DP. A centralização é o primeiro passo para uma gestão de pessoas mais eficaz.
Por que centralizar?
Quando os dados estão em um único lugar, como em um diretório de colaboradores, é muito mais fácil acessar e gerenciar informações essenciais, como dados pessoais, contratos, histórico salarial, habilidades e muitas outras. Isso traz praticidade no acesso a informação e garante que os dados do time estejam sempre atualizadas e acessíveis para os gestores.
2. Facilite o Acesso aos Dados de Forma Segura
Ter todas as informações em um só lugar é o primeiro passo. O verdadeiro ganho está em garantir que essas informações sejam facilmente acessíveis para quem precisa delas — com segurança.
A importância do fácil acesso
No dia a dia, gestores e profissionais de RH precisam tomar decisões rápidas com base em dados. Um sistema de diretório centralizado permite acessar rapidamente o histórico de um colaborador, consultar dados salariais ou acompanhar seu desempenho, tudo respeitando as leis de privacidade e segurança.
Segurança em primeiro lugar
É essencial que o sistema permita definir diferentes níveis de acesso, garantindo que informações sensíveis só sejam acessadas por quem tem permissão, protegendo os dados pessoais dos colaboradores.
3. Atualize as Informações Regularmente
Manter os dados atualizados é crucial para garantir que as decisões tomadas e as consultas realizadas sejam baseadas em informações precisas. Se os dados estão desatualizados, a empresa corre o risco de tomar decisões equivocadas sobre promoções e distribuição de responsabilidades, além de inconformidades legais e fiscais..
Como garantir que os dados estejam sempre atualizados?
- Estabeleça rotinas para que os colaboradores revisem e atualizem seus próprios dados regularmente.
- Utilize um sistema que automatize o envio de lembretes sobre a necessidade de atualização de informações.
4. Use os Dados para Melhorar a Tomada de Decisão
Quando as informações dos colaboradores estão organizadas e centralizadas, elas se tornam uma poderosa ferramenta de gestão.
Tomando decisões com mais clareza
Com uma visão completa do histórico de cada colaborador, decisões sobre promoções, planos de carreira e retenção de talentos ficam mais embasadas e seguras.
5. Melhore a Experiência do Colaborador
Organizar os dados dos colaboradores também melhora diretamente a experiência do time. Quando as informações estão atualizadas e acessíveis, os colaboradores se sentem mais seguros e amparados pela empresa, além de terem acesso a informações atualizadas sobre seus colegas e o time como um todo.
A organização das informações do time é uma peça fundamental na gestão eficiente de pessoas.
Ao centralizar, garantir fácil acesso com segurança, atualizar regularmente e utilizar os dados para embasar decisões, sua empresa não apenas otimiza processos internos, mas também melhora a experiência de colaboradores e gestores, o que leva a empresa como um todo a tomar melhores decisões e seguir focada no que realmente importa: continuar crescendo.
O Diretório de Colaboradores da Kiip foi desenvolvido exatamente para resolver os desafios mencionados acima, centralizando todas as informações dos colaboradores em um único lugar e permitindo fácil acesso com segurança e organização. Com essa funcionalidade, você pode armazenar dados importantes como históricos salariais, contratos e benefícios, além de configurar permissões de acesso para diferentes níveis de gestores, garantindo a privacidade dos dados. Isso não só otimiza a eficiência da gestão de pessoas, como também melhora a experiência dos colaboradores, que podem acessar suas informações com facilidade. Quer experimentar como isso pode transformar a gestão de RH na sua empresa? Teste gratuitamente hoje.
